Skal du arrangere konference eller event? Disse ting skal du have styr på…

I den moderne globale verden vi lever i, handler det for så godt som alle virksomheder, store som små, at have evnen til at kunne skille sig ud fra mængden.  Ikke kan via det produkter eller service man forsøger at selve, men også via hele måden hvorpå man brander og markedsfører sig selv på. I de næste afsnit giver vi dig gode råd til hvordan, du kan arrangere et event, konference, fest eller lignende i virksomhedsregi til perfektion.

Hav styr på det rette merchandise

Du kender formodentlig allerede begrebet merchandise. I en lidt mere corporate kontekst henviser det som regel til ting, så virksomheder udleverer til kunder eller samarbejdspartnere på messer eller lignende.  Det kan være ting som keyhangers, bolsjer, T-shirts, telefon covers, muleposer og meget meget mere. Især førstnævnte, nemlig keyhangers, er en oplagt give-away på messer eller til events. Alle har nemlig et bundt nøgle der tæller nøgle til bilen, hjemmet, arbejdspladsen og måske endda cyklen, som man ikke rigtig ved, hvor man skal gøre af. Omvendt vil man for enhver pris ikke miste dem ved at forlægge dem et tilfældigt sted, noget der ikke sker hvis du bærer dit nøglebundt om halsen i en smart keyhanger.

Øvrige forberedelser

Hvis du har til ansvar at arrangere en konference eller messe for din arbejdsplads, bærer du et stort pres på dine skuldre – alt efter arrangementets omfang naturligvis.

Men en konference er en gylden mulighed for at gøre opmærksom på mest flatterende vis på virksomhedens kompetencer og ressourcer. Det handler om at fremstå professionel og gennemført fra start til slut.  Start med at finde den helt rette lokation, der udstråler både klasse og sammenhæng med virksomhedens øvrige image. Sørg for at det er mad og drikke nok til alle deltagere, og at der er ordentlig toilet – og parkeringsforhold. Alle deltagere skal føle sig godt tilpas og have en positiv oplevelse. Sørg også for at have merchandise og andet materiale, som skaber genkendelige i forbrugernes eller de besøgendes bevidsthed. Det kan være ting som flyers, visitkort, brochurer, vandflasker og keyhangers – alle sammen naturligvis med virksomhedens logo klart og tydeligt trykt på.

Hold styr på budgettet

Alt ovenstående koster selv sagt penge, og hvis man ikke passer på, kan det hurtigt løbe helt løbsk. Inden du begynder på nogen forberedelser overhovedet bør du derfor starte ud med at skabe et fast budget i parløb med din overordnede. På den måde ved du, hvilke rammer du skal holde dig indenfor. Det betyder også at du lettere kan navigere i udvalget og for eksempel relativt hurtigt tage stilling til, hvor meget du vil ofre på mad og drikke, og om budgettet tillader både keyhangers, bolsjer og logovand til merchandise. Husk på at en succesfuld messe, konference eller event ikke nødvendigvis behøver at koste en sand formue for at blive en succes, og noget som deltagerne husker og mindes med et smil på læben.